Per organizzarsi nel migliore dei modi in questi termini, tuttavia, bisogna predisporre prima di tutto degli elementi chiari e certi per l'elaborazione di una strategia comunicativa efficiente, anche in funzione del proprio settore di attività, senza trascurare d'altro canto tanti altri aspetti, come possono essere quelli legati alla semplicità e ai costi di esercizio del proprio sistema comunicativo.
A seconda delle dimensioni dell'azienda e del tipo di servizi o di prodotti trattati, infatti, bisogna sincerarsi di poter mettere sempre al centro di ogni scelta, l'ottenimento di un buon risultato in termini di spiegazione ed illustrazione delle proprie peculiarità verso terzi, puntando su uno schema convincente e soprattutto alla portata delle possibilità della stessa azienda.
Così, in alcuni uffici potrebbe essere una scelta migliore e più lungimirante puntare sull'utilizzo di tecnologie di ultima generazione per restare in contatto, come per esempio attraverso i dispositivi mobili che possono essere sfruttati anche per organizzare veloci conferenze web, o ancora, altri tipi di apparecchiature utili a condividere informazioni e servizi di vario tipo.
D'altro canto, non si può nemmeno trascurare la rilevanza dell'uso di proiettori od altro tipo di apparecchiature per facilitare il lavoro aziendale, in un contesto economico sempre più complesso e ricco di sfide, come per esempio l'utilizzo di un servizio cloud attraverso il quale salvare materiale importante che si possa poi condividere tra le persone anche in forma remota, evitando in questo senso problemi nell'accesso anche al di fuori dell'ufficio.
Un ufficio ben organizzato, in effetti, non può in alcun modo rinunciare all'utilizzo di tecnologie e di strumenti versatili che possano facilitare il lavoro di condivisione delle informazioni e la relativa modifica anche attraverso installazioni esterne all'ufficio.